Архивная обработка, подготовка документов архива к хранению
Сибирская Архивная Служба является экспертом в решении вопросов подготовки документов к архивному хранению. Особенностью нашей компании является широкая зона присутствия на рынке.
Мы предлагаем вам "под ключ" решить любые вопросы, связанные с архивной обработкой, переплетом и сдачей документов на государственное либо ведомственное хранение.
Передача документов в архив может проводиться одновременно по нескольким регионам, что позволит вам работать только с одним подрядчиком, гарантирующим единые стандарты качества по всем городам вашего присутствия.
Схема работы и предлагаемые услуги
Проведение экспертизы ценности дела
Данные работы проводятся для выявления видовой принадлежности и определения обязательного срока хранения документов. Экспертиза ценности - это самый важный этап работ.
Непрофессиональная оценка документов может привести к серьезным последствиям в дальнейшей деятельности любой организации. По итогам экспертизы Вы получаете:
- массивы документов с длительными и постоянными сроками хранения. Как правило, это кадровая документация и документация по заработной плате, представляющая наибольшую ценность для обработки и хранения. Обязательные сроки хранения таких документов 50-75 лет.
Кроме того, вычленяются документы постоянных сроков хранения.
Как правило, это приказы руководителя по основной деятельности, любые уставные, разрешительные документы. До 2010 года, к документам постоянных сроков хранения относились в том числе и годовые налоговые декларации.
- массивы документов временных сроков хранения (5 - 10 лет).
Как правило, это документы, имеющие отношение к оперативной деятельности организации. Основная масса таких документов - это первичный бухгалтерский архив.
На практике, часть изучаемых документов проходит процедуру выделения, списания и уничтожения, через измельчение или сжигание.
Техническая архивная обработка документов
Проводятся следующие типы работ:
- формирование или переформирование документов дела.
- нумерация листов дела.
- заполнение листа - заверителя.
- написание внутренней описи.
- изготовление титульного листа.
- переплет либо подшивка документов дела.
В случае плохой сохранности, проводится реставрация, наращивание документов.
Написание научно-справочного аппарата
Завершающим этапом работ по архивной обработке документов является написание научно - справочного аппарата, куда, как правило, включаются:
- Фондовая опись архивного фонда.
- Предисловие к описи архивного фонда.
- Историческая справка архивного фонда.
Только после всех этих этапов можно сказать, что архивная обработка завершена.
Мы можем индивидуально проконсультировать вас по всем вопросам самостоятельной подготовки, обработки документов.