Юристу
Воспользовавшись нашими услугами, вы можете быть уверены в сохранности и обеспечении конфидициальности ваших документов.
Необходимые сервисы в вашей работе
Передача документов в архивы
Передача документов в архивы
Сибирская Архивная Служба является экспертом в решении вопросов подготовки документов к архивному хранению. Особенность нашей компании - широкая зона присутствия на рынке. Мы можем сдать ваши документы в любой архив России и СНГ.
Наша задача - решить "под ключ" все вопросы, которые возникают у Заказчика при передаче документов. Без участия в этом процессе Заказчика.
Мы получаем деньги за конечный результат, а потому текущие технические вопросы вас волновать не должны.
Решать их самостоятельно - наша компетенция. Мы выполним все работы за вас, начиная от первичного осмотра документов и заканчивая окончательной передачей их в архив.
Схема сотрудничества
Осмотр объемов передаваемых документов
Наши сотрудники выезжают по всем регионам, где находятся документы, подлежащие передаче на хранение.
По каждому региону составляется аналитическая справка по фактическим объемам архива, необходимым работам в зависимости от специфики требований региональных архивов.
Параллельно с представителями государственных и муниципальных архивов запускается процесс согласования требований к передаваемой документации, условий и сроков приема архива на хранение.
Техническая архивная обработка документов
В зависимости от задачи, архив может обрабатываться как одновременно в нескольких регионах, так и централизовано в одном. В этом случае, мы самостоятельно выстроим логистику перемещения документов.
Мы проводим все необходимые работы, связанные с подготовкой документов к хранению, в соответствии со спецификой требований в каждом отдельном регионе.
Параллельно сотрудники Сибирской Архивной Службы централизованно изготавливают архивные короба, папки, необходимые для передачи документов.
Написание научно-справочного аппарата и согласование его с архивными структурами
Мы полностью готовим за вас пакет необходимой документации, согласовываем его с архивами до момента окончательного решения о приеме документов.
Передача документов на хранение
После принятия решения о приеме документов архивной структурой на хранение, вам необходимо будет только подписать передаточные Акты, на основании которых проходит сдача документов в архив.
Далее документы упаковываются в архивные короба, папки и перевозятся силами наших сотрудников в архив, где и передаются на хранение.
Подтверждением окончания выполнения нами услуг является справка из архива, в которой указывается какие документы и в каком объеме были переданы на хранение.
Работа с остатками документов организации
Остатки документов, не подлежащих хранению списываются и уничтожаются нашими силами.
Остатки документов, срок хранение которых еще не вышел, Вы можете разместить на хранение у нас для последующего списания и уничтожения.
Уничтожение документации
Мы работаем с любым типом документов. Уничтожение проводится отвественно с выполнением всех нормативов.
Заказ архивных коробов и папок
Типовые архивные короба и папки
- Архивный короб стандартный сборный из переплетного картона 260х170х400 мм.
- Данный короб используется при хранении архивных документов в ведомственных и государственных архивах.
- При передаче архивных документов на хранение не забудьте про короба.
- Архивный гофрокороб со съемной крышкой 440х330х290 мм.
- Данный короб используется как при хранении архивных документов, так и для транспортировки документов при переездах.
- Имеет съемную крышку, которую можно докупить дополнительно.
- Вмещает 6 папок Корона.
- Архивная папка - пыльник на завязках. Базовый размер 320х220х50 мм.
- Толщина может варьироваться в зависимости от Ваших требований.
- В работе может быть использован не только бумвинил, но ледерин и коленкор, что повысит сохранность документов и срок использования папок.
- Архивная папка для подшивки документов с гребешками.
- В изготовлении могут использоваться материалы коленкор, ледерин на ваш выбор.
- Цвет на ваш выбор.
Хранение документов внеофисное
Предлагаем вам услугу внеофисного хранения ваших документов на нашей территории.
Плюсы такого сотрудничества очевидны:
- Затраты на внеофисное хранение могут быть в разы ниже, чем аренда помещений, либо даже приобретения простого стеллажного оборудования для собственного архива.
- Вы можете быть спокойны в случае проверок налоговых или правоохранительных органов. В Вашем офисе всегда находятся только нужные документы.
- Вы избегаете рисков сознательной либо случайной утери, утаивания, порчи Ваших документов.
- Вам больше не нужно искать необходимые документы. Сделайте заявку и документы сами приедут к Вам в офис.
- Вам больше не нужно думать, что делать с документами. Теперь мы профессионально обрабатываем, упаковываем, описываем, храним, своевременно и грамотно уничтожаем Ваш архив.
Мы - одна из немногих компаний в России, которая принимает на хранение документы по личному составу с выдачей справок о стаже для бывших сотрудников компаний.
Все короба в хранилище обезличены и учитываются по номерам и штрих кодам. В процессе хранения короба периодически перемещаются, повышая уровень конфиденциальности при хранении.
Каждый короб возможно дополнительно опечатать. "Сибирская Архивная Служба" - единственная компания в Сибири, берущая на себя дополнительную ответственность при случаях повреждения опечатанного короба в процессе хранения.
Если у вас возникла необходимость поработать со своими документами, вы можете заказать их доставку в офис, либо работать с ними в специализированном помещении на нашей территории.
Представители Заказчика могут работать с документами только при условии аккредитации, с использованием персонального ПИН-кода и доверенности.
В случае получения запросов от правоохранительных органов на выдачу документов Заказчика, документы могут быть выданы только на основании решения суда с обязательным уведомлением представителей Заказчика.
- Вывоз и постановка коробов на учет в хранилище
- Описывание, упаковка коробов
- Оценка объемов передаваемой на хранение документации
- Проведение предварительных работ
В любой момент Вы можете изъять как часть коробов, так и полностью весь объем переданной на хранение документации.
Все выдачи коробов осуществляются на основании Заявления и только аккредитованному Заказчиком лицу при предъявлении доверенности.
В дальнейшем, ежегодно, Вы можете заказывать уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
Наши сотрудники, в том числе, проведут комплексное выделение и списание таких документов. Все дополнительные необходимые процедуры, для квалифицированного уничтожения, включая написание протокола заседания Экспертной комиссии Вашей организации, Вы так же можете передать нашим специалистам.
Сотрудничая с "Сибирской Архивной Службой" - вы системно оптимизируете затраты на архив.
Уничтожение документации
Уничтожение документации
Своевременное списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранения позволяет компаниям экономить место, деньги, а также исключить любые претензии со стороны проверяющих органов. Как говорится: "Нет документов - нет проблем".
Главное - уничтожить их правильно!
Мы предлагаем вам "под ключ" передать уничтожение ваших документов специалистам Сибирской Архивной Службы.
Выделение и списание документации с истекшими сроками хранения
Это необходимая процедура, которая позволит вам разгрузить архив от документов, срок хранения которых истек.
Процедура выделения документов к уничтожению требует профессиональных навыков, а потому мы рекомендуем пользоваться услугами архивных компаний, которые гарантируют вам результат и несут за нее ответственность.
Только архивист, с учетом опыта работы, может быстро и квалифицированно провести экспертизу ценности документов и правильно оформить все необходимые формы, для дальнейшего уничтожения архива.
В случае списания документов вашими сотрудниками, мы можем провести экспертную оценку подготовки уничтожения.
Оформление пакета организационных документов для процедуры уничтожения архива
Очень важно правильно оформить пакет организационной документации. Это позволит вам избежать любых вопросов от проверяющих органов в дальнейшем.
По итогам подготовки организационно-правовых документов для проведения процедуры списания и уничтожения документов с истекшими сроками хранения, вы должны иметь на руках следующие документы:
- Акт об выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
- Протокол заседания Экспертной комиссии организации.
Вы можете оформить необходимые документы самостоятельно, либо передать его нашим специалистам.
Уничтожение документов путем измельчения или сжигания
Проведение уничтожения документов возможно в присутствии представителя Заказчика.
Сотрудники нашей компании полностью возьмут на себя все вопросы, связанные с упаковкой и транспортировкой документов до места уничтожения.
По итогам работ вы получите Акт-справку, подтверждающий факт уничтожения документов. Именно он и является окончательным документом, который гарантирует вам отсутствие любых вопросов о судьбе архива.
В качестве дополнительной услуги вы можете заказать видеоотчет уничтожения ваших документов.
Предлагаем следующие типы унитожения документов
1. Уничтожение путем промышленного сжигания.
Документация упаковывается в мешки либо короба и сжигается в нескольких крупных котельных в черте города.
Возможно круглосуточное уничтожение.Возможно уничтожение конфиденциальной и секретной документации без распечатывания упаковки и извлечения содержимого.
2. Уничтожение путем промышленного измельчения. В этом случае документы помещаются в резервуар и измельчаются для вторичного использования.
3. Выездное уничтожение шредером на Вашей территории.
В данном случае, Вы заказываете уничтожение путем измельчения прямо на Вашем рабочем месте, с выездом специалиста нашей компании. Для уничтожения применяются полупрофессиональные шредеры с непрерывным циклом работы и объемными корзинами.Услуга удобна компаниям, где объемы уничтожаемой документации небольшие, либо режим секретности не позволяет вывозить документы за пределы офиса.
4. Выездная аренда шредеров.
Вы имеете возможность с доставкой в офис заказать аренду имеющегося у нас оборудование.
Аренда возможна как посуточная, так и ежемесячная.
Также, Вы можете приобрести у нас офисные шредеры по специальным ценам.