Бухгалтеру

Различные бухгалтерские документы должны храниться в определенных условиях в течение установленных сроков. По срокам хранения документы подразделяются на две группы. Первая предусматривает хранение в течение 5 лет и последующее уничтожение. Вторая - постоянное хранение в архивах.

Сибирская Архивная Служба предлагает оптимизировать ваши затраты, передав управление движением архивных бухгалтерских документов нашей компании.

Необходимые сервисы в вашей работе

Заказ архивных коробов и папок

Типовые архивные короба и папки

  • Архивный короб стандартный сборный из переплетного картона 260х170х400 мм.
  • Данный короб используется при хранении архивных документов в ведомственных и государственных архивах.
  • При передаче архивных документов на хранение не забудьте про короба.
  • Изготавливаются под заказ.

ak3 ak2

  • Архивный гофрокороб со съемной крышкой 440х330х290 мм.
  • Данный короб используется как при хранении архивных документов, так и для транспортировки документов при переездах.
  • Имеет съемную крышку, которую можно докупить дополнительно.
  • Вмещает 5 - 6 папок Корона.
  • Есть в наличии.

gof

  • Архивная папка - пыльник на завязках. Базовый размер 320х220х50 мм.
  • Толщина может варьироваться в зависимости от Ваших требований.
  • В работе может быть использован не только бумвинил, но ледерин и коленкор, что повысит сохранность документов и срок использования папок.
  • Изготавливаются под заказ.

pil1 pil2 pil3 pil4

  • Архивная папка для подшивки документов с гребешками.
  • В изготовлении могут использоваться материалы коленкор, ледерин на ваш выбор.
  • Цвет на ваш выбор.
  • Изготавливаются под заказ.

greb greb1

Хранение документов внеофисное

Предлагаем вам услугу внеофисного хранения ваших документов на нашей территории.

Плюсы такого сотрудничества очевидны:

  • Затраты на внеофисное хранение могут быть в разы ниже, чем аренда помещений, либо даже приобретения простого стеллажного оборудования для собственного архива.
  • Вы можете быть спокойны в случае проверок налоговых или правоохранительных органов. В Вашем офисе всегда находятся только нужные документы.
  • Вы избегаете рисков сознательной либо случайной утери, утаивания, порчи Ваших документов.
  • Вам больше не нужно искать необходимые документы. Сделайте заявку и документы сами приедут к Вам в офис.
  • Вам больше не нужно думать, что делать с документами. Теперь мы профессионально обрабатываем, упаковываем, описываем, храним, своевременно и грамотно уничтожаем Ваш архив.

Вы можете передать на ответственное внеофисное хранение любые типы документации.

Мы - одна из немногих компаний в России, которая принимает на хранение документы по личному составу с выдачей справок о стаже для бывших сотрудников компаний.

Все короба в хранилище обезличены и учитываются по номерам и штрих кодам. В процессе хранения короба периодически перемещаются, повышая уровень конфиденциальности при хранении.

Каждый короб возможно дополнительно опечатать. "Сибирская Архивная Служба" - единственная компания в Сибири, берущая на себя дополнительную ответственность при случаях повреждения опечатанного короба в процессе хранения.

Если у вас возникла необходимость поработать со своими документами, вы можете заказать их доставку в офис, либо работать с ними в специализированном помещении на нашей территории.

Представители Заказчика могут работать с документами только при условии аккредитации, с использованием персонального ПИН-кода и доверенности.

В случае получения запросов от правоохранительных органов на выдачу документов Заказчика, документы могут быть выданы только на основании решения суда с обязательным уведомлением представителей Заказчика.

Рекомендуемая схема сотрудничества при заключении договора

  1. Вывоз и постановка коробов на учет в хранилище
  2. Описывание, упаковка коробов
  3. Оценка объемов передаваемой на хранение документации
  4. Проведение предварительных работ

В любой момент Вы можете изъять как часть коробов, так и полностью весь объем переданной на хранение документации.

Все выдачи коробов осуществляются на основании Заявления и только аккредитованному Заказчиком лицу при предъявлении доверенности.

В дальнейшем, ежегодно, Вы можете заказывать уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Наши сотрудники, в том числе, проведут комплексное выделение и списание таких документов. Все дополнительные необходимые процедуры, для квалифицированного уничтожения, включая написание протокола заседания Экспертной комиссии Вашей организации, Вы так же можете передать нашим специалистам.

Сотрудничая с "Сибирской Архивной Службой" - вы системно оптимизируете затраты на архив.

Уничтожение документации

Уничтожение документации

Своевременное списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранения позволяет компаниям экономить место, деньги, а также исключить любые претензии со стороны проверяющих органов. Как говорится: "Нет документов - нет проблем".

Главное - уничтожить их правильно!

Мы предлагаем вам "под ключ" передать уничтожение ваших документов специалистам Сибирской Архивной Службы.

Стандартная процедура уничтожения документов состоит из следующих этапов

Выделение и списание документации с истекшими сроками хранения

Это необходимая процедура, которая позволит вам разгрузить архив от документов, срок хранения которых истек.

Процедура выделения документов к уничтожению требует профессиональных навыков, а потому мы рекомендуем пользоваться услугами архивных компаний, которые гарантируют вам результат и несут за нее ответственность.

Только архивист, с учетом опыта работы, может быстро и квалифицированно провести экспертизу ценности документов и правильно оформить все необходимые формы, для дальнейшего уничтожения архива.

В случае списания документов вашими сотрудниками, мы можем провести экспертную оценку подготовки уничтожения.

Оформление пакета организационных документов для процедуры уничтожения архива

Очень важно правильно оформить пакет организационной документации. Это позволит вам избежать любых вопросов от проверяющих органов в дальнейшем.

По итогам подготовки организационно-правовых документов для проведения процедуры списания и уничтожения документов с истекшими сроками хранения, вы должны иметь на руках следующие документы:

  1. Акт об выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
  2. Протокол заседания Экспертной комиссии организации.

Вы можете оформить необходимые документы самостоятельно, либо передать его нашим специалистам.

Уничтожение документов путем измельчения или сжигания

Проведение уничтожения документов возможно в присутствии представителя Заказчика.

Сотрудники нашей компании полностью возьмут на себя все вопросы, связанные с упаковкой и транспортировкой документов до места уничтожения.

По итогам работ вы получите Акт-справку, подтверждающий факт уничтожения документов. Именно он и является окончательным документом, который гарантирует вам отсутствие любых вопросов о судьбе архива.

В качестве дополнительной услуги вы можете заказать видеоотчет уничтожения ваших документов.

Предлагаем следующие типы унитожения документов

1. Уничтожение путем промышленного сжигания.

Документация  упаковывается  в мешки  либо короба и сжигается в нескольких крупных котельных в черте города.
Возможно круглосуточное уничтожение.Возможно уничтожение конфиденциальной и секретной документации без распечатывания упаковки и извлечения содержимого.

2. Уничтожение путем промышленного измельчения. В этом случае документы помещаются в резервуар и измельчаются для вторичного использования.

3. Выездное уничтожение шредером на Вашей территории.

В данном случае, Вы заказываете уничтожение путем измельчения прямо на Вашем рабочем месте, с выездом специалиста нашей компании. Для уничтожения применяются полупрофессиональные шредеры с непрерывным циклом работы и объемными корзинами.Услуга удобна компаниям, где объемы уничтожаемой документации небольшие, либо режим секретности не позволяет вывозить документы за пределы офиса.


4. Выездная аренда шредеров.

Вы имеете возможность с доставкой в офис заказать аренду имеющегося у нас оборудование.

Аренда возможна как посуточная, так и ежемесячная.

Также, Вы можете приобрести у нас офисные шредеры по специальным ценам.

А вы знаете, сколько тратите на ненужную бумагу?

Работайте с нами и ваш ответ будет - 0 рублей 00 копеек!

Архивная обработка документации

Архивная обработка, подготовка документов архива к хранению

Сибирская Архивная Служба является экспертом в решении вопросов подготовки документов к архивному хранению. Особенностью нашей компании является широкая зона присутствия на рынке.

Мы предлагаем вам "под ключ" решить любые вопросы, связанные с архивной обработкой, переплетом и сдачей документов на государственное либо ведомственное хранение.

Передача документов в архив может проводиться одновременно по нескольким регионам, что позволит вам работать только с одним подрядчиком, гарантирующим единые стандарты качества по всем городам вашего присутствия.

Схема работы и предлагаемые услуги

Проведение экспертизы ценности дела

Данные работы проводятся для выявления видовой принадлежности и определения обязательного срока хранения документов. Экспертиза ценности - это самый важный этап работ.

Непрофессиональная оценка документов может привести к серьезным последствиям в дальнейшей деятельности любой организации. По итогам экспертизы вы получаете:

массивы документов с длительными и постоянными сроками хранения. Как правило, это кадровая документация и документация по заработной плате, представляющая наибольшую ценность для обработки и хранения. Обязательные сроки хранения таких документов 50-75 лет.

Кроме того, вычленяются документы постоянных сроков хранения. Как правило, это приказы руководителя по основной деятельности, любые уставные, разрешительные документы. До 2010 года, к документам постоянных сроков хранения относились в том числе и годовые налоговые декларации.

массивы документов временных сроков хранения (5 - 10 лет).

Как правило, это документы, имеющие отношение к оперативной деятельности организации. Основная масса таких документов - это первичный бухгалтерский архив.

На практике, часть изучаемых документов проходит процедуру выделения, списания и уничтожения, через измельчение или сжигание.

Техническая архивная обработка документов

Проводятся следующие типы работ:

  • формирование или переформирование документов дела.
  • нумерация листов дела.
  • заполнение листа - заверителя.
  • написание внутренней описи.
  • изготовление титульного листа.
  • переплет либо подшивка документов дела.

В случае плохой сохранности, проводится реставрация, наращивание документов.

Написание научно-справочного аппарата

Завершающим этапом работ по архивной обработке документов является написание научно - справочного аппарата, куда, как правило, включаются:

  1. Фондовая опись архивного фонда.
  2. Предисловие к описи архивного фонда.
  3. Историческая справка архивного фонда.

Только после всех этих этапов можно сказать, что архивная обработка завершена.

Мы можем индивидуально проконсультировать вас по всем вопросам самостоятельной подготовки, обработки документов.

Есть вопросы? Звоните прямо сейчас!  8 800 707 2627

Переплетные работы

Мы готовы осуществить переплетные работы именно под вашего предприятия при высоком качестве и доступной стоимости переплета.

Типовые решения для переплета документов

Подшивка документации

  • Документы подшиваются на 4 сверления в скоросшиватель толщиной дела до 7 см.
  • Это самый бюджетный тип переплета. Рекомендуем для первичной документации сроками хранения 5 лет.

podsh

Сборный переплет с прошивкой на 4 прокола

Особенности нашего переплета

Является стандартом для переплета архивных документов, передаваемых на государственное и ведомственное хранение. Также рекомендуем его для переплета бухгалтерской документации.

Наш переплет разрабатывался совместно с архивистами государственных архивов и потому полностью отвечает требованиям, предъявляемым к хранению документов длительных и постоянных сроков хранения.

Особенностью нашего переплета является использование крепления блока дела коленкором (материал на тканевой основе), что дает дополнительную прочность вклейке и исключает вываливание блока в течении как минимум 2 лет.

По типам переплета с использованием бумвинила дается гарантия 2 года.

  • 1. Переплет с обклейкой корешка бумвинилом, как бюджетный вариант.

bum

  • 2. Переплет с обклейкой корешка бумвинилом и выклейкой сторон.

bumvik bumvik1

  • 3. Переплет архивный с выклейкой корешка коленкором.

kolen kol2

Плюсы переплета в коленкоре

  • можно наклеить на корешок ярлыки без скотча;
  • светлый корешок позволяет надписать дела;
  • материал более долговечный, чем бумвинил.

Рекомендуем данный переплет, как наиболее долговечный и практичный.
На данный тип переплета мы даем расширенную гарантию 5 лет.

  • 4. Переплет представительский.
  • Данный вид используется как переплет для дипломов, диссертаций, а также любых значимых для вас документов.
  • Цвета переплета можно выбрать в зависимости от ваших требований.

lux

 Переплет журналов

  • Данный вид переплета применяется, когда мы объединяем несколько сшитых блоков.
  • Рекомендуем для переплета журналов по заработной плате, периодических изданий.

zhur