Хранение документов внеофисное

Предлагаем вам услугу внеофисного хранения ваших документов на нашей территории.

Плюсы такого сотрудничества очевидны:

  • Затраты на внеофисное хранение могут быть в разы ниже, чем аренда помещений, либо даже приобретения простого стеллажного оборудования для собственного архива.
  • Вы можете быть спокойны в случае проверок налоговых или правоохранительных органов. В Вашем офисе всегда находятся только нужные документы.
  • Вы избегаете рисков сознательной либо случайной утери, утаивания, порчи Ваших документов.
  • Вам больше не нужно искать необходимые документы. Сделайте заявку и документы сами приедут к Вам в офис.
  • Вам больше не нужно думать, что делать с документами. Теперь мы профессионально обрабатываем, упаковываем, описываем, храним, своевременно и грамотно уничтожаем Ваш архив.

Вы можете передать на ответственное внеофисное хранение любые типы документации.

Мы - единственная коммерческая компания в Сибири, которая принимает на хранение документы по личному составу с выдачей справок о стаже.

Все короба в хранилище обезличены и учитываются по номерам и штрих кодам. В процессе хранения короба периодически перемещаются, повышая уровень конфиденциальности при хранении.

Каждый короб возможно дополнительно опечатать. "Сибирская Архивная Служба" - единственная компания в Сибири, берущая на себя дополнительную ответственность при случаях повреждения опечатанного короба в процессе хранения.

Если у вас возникла необходимость поработать со своими документами, вы можете заказать их доставку в офис, либо работать с ними в специализированном помещении на нашей территории.

Представители Заказчика могут работать с документами только при условии аккредитации, с использованием персонального ПИН-кода и доверенности.

В случае получения запросов от правоохранительных органов на выдачу документов Заказчика, документы могут быть выданы только на основании решения суда с обязательным уведомлением представителей Заказчика.

Рекомендуемая схема сотрудничества при заключении договора

Проведение предварительных работ

  • По Вашему желанию, перед передачей документов на хранение, мы можем провести работы по переплету, оцифровке данных, архивной обработке документов.
  • Стоит отметить, что после переплета и архивной обработки документов, передаваемый объем, как правило, уменьшается на 40 -70%.

Оценка объемов передаваемой на хранение документации

  • Вам необходимо измерить количество погонных метров документов, передаваемых на хранение.
  • Обычная практика - померить ширину полки, на которой стоят документы в офисе и умножить на количество полок с документами, которые Вы планируете передать на хранение.
  • В случае, если Ваши документы находятся в упаковочных коробках из - под офисной бумаги, посчитать объемы еще проще. В наш стандартный короб полностью входят 2 такие коробки.
  • Далее необходимо связаться с нашими специалистами по телефону, либо написав электронное письмо по адресуЭтот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Описывание, упаковка коробов

  • Документы помещаются в короба.
  • Составляются описи вложения, которые согласовываются с Заказчиком.
  • По желанию Заказчика короба могут быть дополнительно опечатаны.
  • Коробам присваиваются индивидуальные номера, которые используются при работе с запросами.

Вывоз и постановка коробов на учет в хранилище

  • Короба вывозятся в хранилище вашими силами, либо силами наших сотрудников.
  • В хранилище короба размещаются на стеллажах, проходят процедуру ввода данных в систему учета.

В любой момент Вы можете изъять как часть коробов, так и полностью весь объем переданной на хранение документации.

Все выдачи коробов осуществляются на основании Заявления и только аккредитованному Заказчиком лицу при предъявлении доверенности.

В дальнейшем, ежегодно, Вы можете заказывать уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Наши сотрудники, в том числе, проведут комплексное выделение и списание таких документов. Все дополнительные необходимые процедуры, для квалифицированного уничтожения, включая написание протокола заседания Экспертной комиссии Вашей организации, Вы так же можете передать нашим специалистам.

Сотрудничая с "Сибирской Архивной Службой" - вы системно оптимизируете затраты на архив.