Хранение документов внеофисное
Плюсы такого сотрудничества очевидны:
- Затраты на внеофисное хранение могут быть в разы ниже, чем аренда помещений, либо даже приобретения простого стеллажного оборудования для собственного архива.
- Вы можете быть спокойны в случае проверок налоговых или правоохранительных органов. В Вашем офисе всегда находятся только нужные документы.
- Вы избегаете рисков сознательной либо случайной утери, утаивания, порчи Ваших документов.
- Вам больше не нужно искать необходимые документы. Сделайте заявку и документы сами приедут к Вам в офис.
- Вам больше не нужно думать, что делать с документами. Теперь мы профессионально обрабатываем, упаковываем, описываем, храним, своевременно и грамотно уничтожаем Ваш архив.
Мы - единственная коммерческая компания в Сибири, которая принимает на хранение документы по личному составу с выдачей справок о стаже.
Все короба в хранилище обезличены и учитываются по номерам и штрих кодам. В процессе хранения короба периодически перемещаются, повышая уровень конфиденциальности при хранении.
Каждый короб возможно дополнительно опечатать. "Сибирская Архивная Служба" - единственная компания в Сибири, берущая на себя дополнительную ответственность при случаях повреждения опечатанного короба в процессе хранения.
Если у вас возникла необходимость поработать со своими документами, вы можете заказать их доставку в офис, либо работать с ними в специализированном помещении на нашей территории.
Представители Заказчика могут работать с документами только при условии аккредитации, с использованием персонального ПИН-кода и доверенности.
В случае получения запросов от правоохранительных органов на выдачу документов Заказчика, документы могут быть выданы только на основании решения суда с обязательным уведомлением представителей Заказчика.
Проведение предварительных работ
- По Вашему желанию, перед передачей документов на хранение, мы можем провести работы по переплету, оцифровке данных, архивной обработке документов.
- Стоит отметить, что после переплета и архивной обработки документов, передаваемый объем, как правило, уменьшается на 40 -70%.
Оценка объемов передаваемой на хранение документации
- Вам необходимо измерить количество погонных метров документов, передаваемых на хранение.
- Обычная практика - померить ширину полки, на которой стоят документы в офисе и умножить на количество полок с документами, которые Вы планируете передать на хранение.
- В случае, если Ваши документы находятся в упаковочных коробках из - под офисной бумаги, посчитать объемы еще проще. В наш стандартный короб полностью входят 2 такие коробки.
- Далее необходимо связаться с нашими специалистами по телефону, либо написав электронное письмо по адресуЭтот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..
Описывание, упаковка коробов
- Документы помещаются в короба.
- Составляются описи вложения, которые согласовываются с Заказчиком.
- По желанию Заказчика короба могут быть дополнительно опечатаны.
- Коробам присваиваются индивидуальные номера, которые используются при работе с запросами.
Вывоз и постановка коробов на учет в хранилище
- Короба вывозятся в хранилище вашими силами, либо силами наших сотрудников.
- В хранилище короба размещаются на стеллажах, проходят процедуру ввода данных в систему учета.
В любой момент Вы можете изъять как часть коробов, так и полностью весь объем переданной на хранение документации.
Все выдачи коробов осуществляются на основании Заявления и только аккредитованному Заказчиком лицу при предъявлении доверенности.
В дальнейшем, ежегодно, Вы можете заказывать уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
Наши сотрудники, в том числе, проведут комплексное выделение и списание таких документов. Все дополнительные необходимые процедуры, для квалифицированного уничтожения, включая написание протокола заседания Экспертной комиссии Вашей организации, Вы так же можете передать нашим специалистам.
Сотрудничая с "Сибирской Архивной Службой" - вы системно оптимизируете затраты на архив.