Консультации по вопросам архивного дела и документооборота

Наша задача - понятным языком, доступно объяснить Вам все сложные вопросы, с которыми Вы сталкиваетесь в своей работе.

Для нас неважно, в каком регионе Вы находитесь.

Все услуги Вы можете получить в удаленном режиме, используя Skype, электронную переписку, телеконференции, а так же вызвав нашего специалиста в любой требуемый город.

Мы предлагаем вам:

Подготовка архива к проверкам государственных структур

Мы можем комплексно провести аудит состояния вашего архива. По итогам обследования, вы получите список рекомендаций по устранению недоработок.

Окончательное оформление архива Вы можете поручить Сибирской Архивной Службе, а можете выполнить самостоятельно, привлекая нас в качестве консультанта.

Разработка Номенклатуры дел организации

Номенклатура дел - ключевой момент в постановке документооборота. Мы постоянно видим, что для наших Клиентов именно номенклатура является "камнем преткновения".

Хватит мучиться, пытаясь "нарыть" в Интернете, что это за "зверь".

Мы "под ключ" можем решить все вопросы, связанные с разработкой и внедрением Номенклатуры в Вашей организации.

Проведение индивидуальных консультаций

Вы можете пригласить к себе в гости сотрудника нашей компании.

После изучения Вашей ситуации на месте, мы разработаем для Вас схему, которая позволит внедрить самые современные методы учета и работы с архивным фондом компании.

Никакой лирики, никакой непонятной лексики. Все максимально доступно. Мы объясним Вам все "на пальцах".

Вы платите только за конкретный конечный результат.

Кроме того, Вы можете получить персональные консультации по принципам архивной обработки документации.

Возможно изготовление индивидуального методического пособия для Ваших сотрудников.

В услугу консультирования входят практические занятия, которые позволят Вам закрепить полученные знания.

Аудит архивов компаний

Аудит архивов коммерческих компаний - это услуга, которая дает возможность понять, какие потенциальные риски есть для Вашей компании в будущем.

Неважно как у Вас идут дела сейчас. Постепенное развитие или взрывной рост бизнеса - это повод задуматься о своем архиве!

Большинство руководителей только в последнее время задумались о том, что именно у них происходит с документами.

К сожалению, осознание того, что архив компании - это не макулатура, а живые деньги, которые компания может с легкостью потерять, приходит тогда, когда уже поздно.

В нашей практике были случаи, когда неквалифицированный учет и хранение документации привели к убыткам в несколько миллионов долларов, откинув бизнес Заказчика на несколько лет назад.

Понимание того, что именно происходит с Вашими документами, где, как и сколько они хранятся - это залог стабильного роста компаний в будущем.

Чем раньше Вы поймете, что делать с Вашими документами, тем меньше неприятностей ждут Вашу компанию в будущем.

 

Хотите подробней? Звоните прямо сейчас    8 800 707 2627! Расскажем и покажем!

Типовые архивные короба и папки

• Архивный короб стандартный сборный из переплетного картона 260х170х400 мм.
• Данный короб используется при хранении архивных документов в ведомственных и государственных архивах.
• При передаче архивных документов на хранение не забудьте про короба.
• Изготавливаются на заказ.

• Архивный гофрокороб со съемной крышкой.
• Данный короб используется как при хранении архивных документов, так и для транспортировки документов при переездах.
• Имеет съемную крышку, которую можно докупить дополнительно.
• Вмещает 5-6 папок Корона.
• Короба есть в наличии.

• Архивная папка - пыльник на завязках. Базовый размер 320х220х50 мм.
• Толщина может варьироваться в зависимости от Ваших требований.
• В работе может быть использован не только бумвинил, но ледерин и коленкор, что повысит сохранность документов и срок использования папок.
• Изготавливаются на заказ.

• Архивная папка для подшивки документов с гребешками.
• В изготовлении могут использоваться материалы коленкор, ледерин на ваш выбор.
• Цвет на ваш выбор.
• зготавливаются на заказ.

Архивная обработка, подготовка документов архива к хранению

Сибирская Архивная Служба является экспертом в решении вопросов подготовки документов к архивному хранению. Особенностью нашей компании является широкая зона присутствия на рынке.

Мы предлагаем вам "под ключ" решить любые вопросы, связанные с архивной обработкой, переплетом и сдачей документов на государственное либо ведомственное хранение.

Передача документов в архив может проводиться одновременно по нескольким регионам, что позволит вам работать только с одним подрядчиком, гарантирующим единые стандарты качества по всем городам вашего присутствия.

Схема работы и предлагаемые услуги

Проведение экспертизы ценности дела

Данные работы проводятся для выявления видовой принадлежности и определения обязательного срока хранения документов. Экспертиза ценности - это самый важный этап работ.

Непрофессиональная оценка документов может привести к серьезным последствиям в дальнейшей деятельности любой организации. По итогам экспертизы вы получаете:

массивы документов с длительными и постоянными сроками хранения. Как правило, это кадровая документация и документация по заработной плате, представляющая наибольшую ценность для обработки и хранения. Обязательные сроки хранения таких документов 50-75 лет.

Кроме того, вычленяются документы постоянных сроков хранения. Как правило, это приказы руководителя по основной деятельности, любые уставные, разрешительные документы. До 2010 года, к документам постоянных сроков хранения относились в том числе и годовые налоговые декларации.

массивы документов временных сроков хранения (5 - 10 лет).

Как правило, это документы, имеющие отношение к оперативной деятельности организации. Основная масса таких документов - это первичный бухгалтерский архив.

На практике, часть изучаемых документов проходит процедуру выделения, списания и уничтожения, через измельчение или сжигание.

Техническая архивная обработка документов

Проводятся следующие типы работ:

• формирование или переформирование документов дела.
• нумерация листов дела.
• заполнение листа - заверителя.
• написание внутренней описи.
• изготовление титульного листа.
• переплет либо подшивка документов дела.

В случае плохой сохранности, проводится реставрация, наращивание документов.

Написание научно-справочного аппарата

Завершающим этапом работ по архивной обработке документов является написание научно - справочного аппарата, куда, как правило, включаются:

1. Фондовая опись архивного фонда.
2. Предисловие к описи архивного фонда.
3. Историческая справка архивного фонда.

Только после всех этих этапов можно сказать, что архивная обработка завершена.

Мы можем индивидуально проконсультировать вас по всем вопросам самостоятельной подготовки, обработки документов.

Есть вопросы? Звоните прямо сейчас!  8 800 707 2627

Мы готовы осуществить переплетные работы именно под вашего предприятия при высоком качестве и доступной стоимости переплета.

Типовые решения для переплета документов

Подшивка документации

• Документы подшиваются на 4 сверления в скоросшиватель толщиной дела до 7 см.
• Это самый бюджетный тип переплета. Рекомендуем для первичной документации сроками хранения 5 лет.

Сборный переплет с прошивкой на 4 прокола

Особенности нашего переплета

Является стандартом для переплета архивных документов, передаваемых на государственное и ведомственное хранение. Также рекомендуем его для переплета бухгалтерской документации.

Наш переплет разрабатывался совместно с архивистами государственных архивов и потому полностью отвечает требованиям, предъявляемым к хранению документов длительных и постоянных сроков хранения.

Особенностью нашего переплета является использование крепления блока дела коленкором (материал на тканевой основе), что дает дополнительную прочность вклейке и исключает вываливание блока в течении как минимум 2 лет.

По типам переплета с использованием бумвинила дается гарантия 2 года.

• 1. Переплет с обклейкой корешка бумвинилом, как бюджетный вариант.

• 2. Переплет с обклейкой корешка бумвинилом и выклейкой сторон.

 

• 3. Переплет архивный с выклейкой корешка коленкором.

 

Плюсы переплета в коленкоре

• можно наклеить на корешок ярлыки без скотча;
• светлый корешок позволяет надписать дела;
• материал более долговечный, чем бумвинил.

Рекомендуем данный переплет, как наиболее долговечный и практичный.
На данный тип переплета мы даем расширенную гарантию 5 лет.

• 4. Переплет представительский.
• Данный вид используется как переплет для дипломов, диссертаций, а также любых значимых для вас документов.
• Цвета переплета можно выбрать в зависимости от ваших требований.

 Переплет журналов

• Данный вид переплета применяется, когда мы объединяем несколько сшитых блоков.
• Рекомендуем для переплета журналов по заработной плате, периодических изданий.